Kilometerpauschale und Fahrtkosten

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Das Thema Fahrtkosten und deren Erstattung erregt ja des Öfteren mal die Gemüter. Kein Wunder, geht es doch – vor allem aufs Jahr gerechnet – um richtig hohe Summen. Dabei werden Fahrtkosten, Kilometerpauschalen oder auch Reisekosten unabsichtlich gerne mal miteinander vermischt, was dann zum Streit mit Behörden oder dem Finanzamt führen kann.

Die Kilometerpauschale greift bei Arbeitnehmern und bei selbständigen Geschäftsleuten. Damit sollen die Auslagen und Kosten ersetzt werden, die durch die tägliche Fahrt zur Arbeit und zurück nach Hause entstehen. Wenngleich die Kilometerpauschale hauptsächlich für Kfz-Kosten (Benzin, Versicherung etc.) verwendet wird, spielt die Art und Weise, wie und womit letztlich zur Arbeitsstelle gefahren wird, keine Rolle. Um die Höhe der Fahrtkostenpauschale zu berechnen, werden die tatsächlichen Arbeitstage mit einer PAUSCHALE für jeden Entfernungskilometer multipliziert. Der Betrag pro Kilometer wurde in den letzten Jahren vom Gesetzgeber mehrfach geändert und liegt derzeit (Stand 2011) bei 0,30 € pro Entfernungskilometer. Anhaltspunkte für die Entfernung sind die Wohnung und die Arbeitsstelle des Betreffenden. Pro Jahr kann eine Kilometerpauschale von bis zu 4,500,- € beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Bei der Erstattung von Fahrtkosten liegen die Dinge etwas anders. Fahrtkosten betreffen vor allem beruflich bedingte Fahrten außerhalb des Arbeitsweges, also beispielsweise Dienstfahrten. Außerdem ist eine berufliche Tätigkeit nicht zwingend vorgeschrieben. Daher kommen auch Schüler, Wehrdienstleistende oder Arbeitslose in den Genuss einer Fahrtkostenerstattung, sofern sie die dafür notwendigen Belege vorlegen bzw. einreichen. Maßgeblich ist hier die zum Zielort zurückgelegte einfache Entfernung. Außerdem werden bei der Erstattung von Fahrtkosten – unabhängig vom Transportmittel – die niedrigsten Kosten (meistens Bus oder Bahn) angesetzt.

Bei Einladungen und Terminen zu Ämtern und Behörden werden unter bestimmten Voraussetzungen die entstandenen Kosten ab einer Mindesthöhe erstattet. Wenn aber beispielsweise eine längere Fahrt notwendig ist (Vorstellungstermin für einen Hartz-IV-Empfänger) übernimmt in der Regel die zuständige ARGE die Fahrtkosten (nach vorheriger Beantragung). Zum Ansatz kommen dabei die tatsächlich gefahrenen Kilometer der Hin- und Rückfahrt. Arbeitnehmer hingegen können Fahrten zum Vorstellungsgespräch am Jahresende als Bewerbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Im direkten Vergleich von Fahrtkostenerstattung und Kilometerpauschale ergeben sich fast immer Unterschiede im Endergebnis. Das Finanzamt führt daher so genannte Günstiger-Berechnungen durch, um die für den Steuerpflichtigen günstigere Alternative zu ermitteln.

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